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Un chatbot pour un salon ou un événement
Accès, horaires, programme, stand : préparer un assistant IA pour un événement, le tenir à jour le jour même et collecter des contacts dans les règles.
Mis à jour le
Un événement concentre en quelques jours des centaines de questions identiques : où se garer, à quelle heure commence la conférence, où se trouve le stand, faut-il un badge. Un assistant IA dédié y répond à toute heure et soulage l'équipe sur place. Pour un cabinet de communication, c'est aussi un dispositif simple à ajouter au plan d'un événement, à condition de le préparer comme un support à part entière.
Deux situations différentes
| La marque organise l'événement | La marque expose sur un salon | |
|---|---|---|
| Questions dominantes | Inscription, programme, accès, hébergement | Emplacement du stand, démonstrations, rendez-vous, offres du salon |
| Ce que l'assistant connaît | Tout l'événement | Le stand et la présence de la marque, pas l'organisation du salon |
| Ce qu'il renvoie ailleurs | Rien, sauf urgences | Billetterie, plan général, horaires du salon : vers le site de l'organisateur |
| Durée de vie | Avant, pendant, après | Quelques semaines autour du salon |
Dans le second cas, le point clé est de ne pas répondre à la place de l'organisateur : un horaire d'ouverture changé à la dernière minute serait faux dans la bouche de l'assistant. La consigne est de citer la source de l'organisateur et de donner le lien.
Ce que la base doit contenir
- La fiche pratique : adresse, accès en transport, stationnement, horaires de chaque jour, accessibilité pour les personnes à mobilité réduite.
- Le programme : titre, heure, salle et intervenants de chaque séquence, avec la date de la version.
- Le plan : emplacement du stand ou des salles, décrit en mots (« hall 2, allée C, à droite de l'entrée ») : une réponse écrite doit suffire à trouver son chemin, et le lien vers le plan complète.
- Les questions d'inscription : badge, tarifs, annulation, si la marque organise.
- Les démonstrations et rendez-vous : comment réserver un créneau, avec qui.
- Les contacts sur place : qui appeler, à quel numéro, pour quoi.
Donnez à chaque document une date de mise à jour visible. Le jour même, c'est elle qui permet de savoir si l'assistant parle de la bonne version.
Comment le public y accède
- Sur le site de l'événement, dans la page pratique et la page programme.
- Par un code QR sur la signalétique du stand, le badge, le programme imprimé : le visiteur ouvre la conversation sur son téléphone.
- Dans le courriel de confirmation d'inscription, avec une phrase claire : « Une question pratique ? Posez-la à notre assistant. »
Sur un téléphone, au milieu d'un hall, les réponses doivent être courtes. Demandez à l'assistant des réponses de deux ou trois phrases et un lien.
Le jour même : une personne responsable des changements
Les événements changent en direct : une salle déplacée, un intervenant absent, une démonstration annulée. Désignez une personne qui a le droit de modifier la base pendant l'événement, et prévoyez avec elle :
- Un canal unique par lequel l'équipe lui signale les changements.
- Une procédure de dix minutes : modifier le document, poser la question de contrôle, vérifier la réponse.
- Une réponse d'attente si le changement n'est pas encore confirmé : « Le programme de cet après-midi est en cours de mise à jour ; l'accueil du hall 1 vous renseigne. »
Collecter des contacts dans les règles
Un assistant peut proposer de recevoir la présentation d'une démonstration, de prendre rendez-vous ou de s'inscrire à la prochaine édition. Si ces coordonnées servent ensuite à de la prospection par courriel, les règles rappelées par la CNIL sur sa page dédiée (mise à jour le 10/06/2026) s'appliquent :
- Visiteur professionnel : la prospection peut reposer sur l'intérêt légitime si l'objet du message a un rapport avec sa profession ; il doit être informé et pouvoir s'opposer.
- Visiteur particulier : le consentement préalable est en principe requis, donné par une action positive ; une case pré-cochée ne vaut pas consentement.
- Dans tous les cas : chaque message identifie l'émetteur et offre un moyen simple de ne plus en recevoir.
Dans la conversation, l'assistant dit à quoi servira l'adresse avant de la demander, et propose clairement de refuser. Ce n'est qu'une information générale : le traitement des données reste à cadrer avec le client et, au besoin, son délégué à la protection des données.
Après l'événement
La CNIL rappelle, dans ses conseils sur les chatbots publiés le 19/02/2021, que les données ne se conservent que le temps nécessaire à la finalité. Décidez donc dès le départ :
- la date de bascule : l'assistant passe en mode « après l'événement » (supports à télécharger, date de la prochaine édition) ou se ferme ;
- le sort des conversations : ce qui est gardé pour le bilan, sous quelle forme, combien de temps ;
- le bilan pour le client : questions les plus fréquentes, informations qui manquaient, moments de pic. La méthode est décrite dans Ce que les conversations apprennent.
Un événement est aussi un bon premier projet pour une marque qui hésite : la durée est courte, les questions sont prévisibles et le bénéfice se voit tout de suite à l'accueil.
Questions fréquentes
À quoi sert un chatbot pendant un salon ?
À répondre aux questions pratiques qui saturent l'accueil ou le stand : horaires, accès, programme, emplacement, contenu des démonstrations. L'équipe garde son temps pour les échanges qui comptent.
Peut-on récupérer les adresses des visiteurs par le chatbot ?
Oui, en respectant les règles de la CNIL sur la prospection. Pour un professionnel contacté sur un sujet lié à son métier, l'intérêt légitime peut suffire avec un droit d'opposition ; pour un particulier, il faut en principe son consentement préalable, par une action positive.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :